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Aujourd'hui, les gens passent environ les deux tiers de leur temps de travail à traiter des documents. Créer, vérifier, envoyer, classer - tout cela prend beaucoup de temps et souvent des nerfs, surtout lorsqu'il s'agit de trouver des documents papier dans une énorme archive de fichiers.
Un système d' archivage numérique est une excellente opportunité à ce stade, car il permet non seulement de gagner du temps lors du traitement des documents et de la recherche de fichiers. Elle permet aussi de détruire des montagnes de papier, de sécuriser les connaissances sur le long terme et de faciliter le travail au quotidien.
Faits et avantages de l'archivage électronique
Le grand avantage de l' archivage numérique pour vous et votre entreprise est qu'il est neutre sur le plan technologique. Il ne doit répondre à aucune spécification technique ni à aucune norme technique. Pour vous, cela signifie être libre de choisir le système approprié. Néanmoins, cela doit répondre à certaines exigences légales et respecter les directives pertinentes . Il est donc important que lors du choix d'un logiciel d'archivage numérique, vous vous assuriez qu'il respecte les principes de bonne comptabilité (GoB), les principes de bons systèmes de comptabilité basés sur les technologies de l'information (GoBS) et les principes d'accès aux données et de vérifiabilité des les documents numériques (GDPdU ) remplissent.
Il est également important que le logiciel d' archivage garantisse la sécurité des révisions. Pour l'archivage numérique, cela garantit que l'image numérique d'un document ne peut être ni perdue ni modifiée. C'est la seule façon pour vous, en tant qu'entreprise, de vous débarrasser des documents papier après la numérisation. Si vous choisissez une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ou un système de gestion de documents numériques (DMS) dans ce contexte, il convient également de prendre en compte les dix points suivants et de permettre leur mise en œuvre.
10 exigences pour l'archivage numérique des documents
En premier lieu, il est important pour l'archivage numérique de stocker chaque document conformément aux exigences légales et internes à l'entreprise. Cela inclut de s'assurer pour votre entreprise que vos employés adhèrent aux principes ci-dessus liés à l'archivage numérique. Les documents traités diffèrent selon les secteurs d'activité. Pour cette raison, il vous est conseillé de mettre en place vos propres règles spécifiques à votre entreprise. Vous garantissez ainsi l' archivage le plus sûr et le plus sûr de vos documents.
Deuxièmement, vous devez également vous assurer qu'aucun document ne se perd sur le chemin de l'archive. Concrètement, cela signifie : Tous les documents doivent être intégralement enregistrés. Afin de répondre à cette exigence, la création de journaux système réguliers est particulièrement adaptée.
Il y a aussi un troisième point important lié à cela – l'intervention d'experts. En tant qu'entreprise qui s'appuie sur l'archivage numérique, vous devez être en mesure de garantir qu'un auditeur ou un employé de l'administration financière puisse accéder à tout moment à vos archives numériques à des fins d'audit. Conformément à la loi, ils ont le droit de consulter et d'utiliser vos documents.
Cela inclut également le quatrième point de base de l'archivage numérique - enregistrer chaque modification dans l'archive. C'est le seul moyen d'empêcher des modifications ultérieures (non autorisées) des documents.
Le cinquième point particulièrement important pour l'archivage numérique est la sécurité. Le logiciel que vous choisissez doit garantir qu'il peut également répondre aux réglementations de sécurité les plus élevées. Outre la protection contre les accès externes non autorisés, cela inclut également la restriction de l'accès à différents employés ou services de l'entreprise. Les données personnelles notamment font l'objet d'un archivage particulièrement soigné et protégé, dont un système ECM ou DMS doit tenir compte.
L'archivage numérique permet d'économiser du temps et des efforts d'organisation
Les points six et sept des bases de l'archivage numérique concernent l'organisation. D'une part, chaque document doit être archivé le plus tôt possible dans l'organisation. Cela favorise le traitement rapide des documents et évite l'accumulation de travail. Plus un document est déposé tôt, moins il prend de temps de travail. Car une fois qu'un sujet a été oublié, le collaborateur concerné doit d'abord s'y replonger et éventuellement rechercher les documents associés. Cela sollicite inutilement les capacités de vos employés. De plus, un traitement rapide signifie également que votre système ECM ou DMS doit garder tous les documents complets, sécurisés dans leur structure et disponibles à tout moment. En revanche, c'est un must pour l'archivage numérique, pour archiver chaque document dans son état d'origine et sans altération. Selon le document, cela est également garanti, entre autres, si le contenu ou les images du fichier original et du fichier numérique correspondent.
Une autre base importante, qui est décisive pour l'archivage numérique, se manifeste dans le temps gagné par un système ECM ou DMS. Chaque document déposé doit être récupérable et reproductible dans les plus brefs délais. Pour cela, le logiciel a besoin d'une puissante recherche plein texte et d'un moyen de catégoriser. Si vous pouvez classer des documents avec d'autres documents à l'aide d'informations supplémentaires spécifiques et de références de contenu, vous disposez immédiatement de tous les fichiers nécessaires. Il est également conseillé de travailler avec un indice fixe. À ce stade, un degré élevé d'automatisation de votre logiciel d'archivage peut également vous aider. Cela prend en charge le traitement de grandes quantités de données et peut automatiquement trier et classer les documents. Cela fait gagner beaucoup de temps à vos employés
C'est également une base importante de l'archivage numérique qu'un document ne puisse être supprimé qu'après l'expiration de la période de conservation . Ce délai est fixé par la loi. En tant qu'entreprise, vous devez également vous assurer que tous les employés connaissent les dix bases de l'archivage numérique.
- Chaque document doit être conservé conformément aux exigences légales et internes.
- Aucun document ne peut être perdu sur le chemin de l'archive.
- Des experts doivent être en mesure d'examiner votre processus d'archivage à tout moment.
- Chaque modification du système d'archivage nécessite un journal.
- Le logiciel doit répondre aux normes de sécurité les plus élevées.
- Chaque document doit être récupérable et reproductible dans un délai raisonnable.
- Tous les documents doivent être archivés dans leur état d'origine et inchangés.
- Chaque document doit être archivé le plus tôt possible sur le plan organisationnel.
- Un document ne peut être supprimé qu'après l'expiration du délai légal d'archivage.
- Vos employés doivent connaître les dix bases de l'archivage numérique.
Si vous gardez ces points à l'esprit, l'archivage numérique devrait également faciliter considérablement les processus de travail quotidiens de votre entreprise et de vos employés.
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