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Introduction :
Avec l'avènement du numérique et la dématérialisation croissante des informations en entreprise, l'archivage électronique est devenu incontournable. Mais ce passage au "paperless" s'accompagne également de nouvelles responsabilités vis-à-vis des données conservées sur ces systèmes informatiques. En particulier, l'entrée en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en 2018 a profondément modifié le cadre juridique applicable à l'archivage des données personnelles. Ce texte renforce les droits et la protection des citoyens européens contre les usages abusifs ou non sécurisés de leurs informations privées. Pour les entreprises pratiquant l'archivage électronique, cela se traduit par de nouvelles obligations importantes en matière de gouvernance des données archivées, de sécurité et de traçabilité. Le RGPD impose de repenser en profondeur les systèmes et les pratiques pour garantir une parfaite conformité.
Nous verrons dans cet article les implications concrètes du RGPD pour l'archivage d'entreprise et les différentes étapes à suivre pour faire de cette mise en conformité une réussite. Au-delà du simple respect d'une réglementation, il s'agit d'une véritable opportunité de renforcer la protection des données en interne et de gagner en maturité sur sa gouvernance de l'information.
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Partie 1 : Le RGPD et ses implications pour l'archivage des données personnelles
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est le texte de référence européen encadrant la protection des données personnelles des citoyens. Entré en vigueur le 25 mai 2018, il renforce et harmonise les règles en la matière.
Ce règlement s'applique à toute organisation publique ou privée opérant sur le territoire européen, dès lors qu'elle manipule des données à caractère personnel de résidents européens. Il concerne donc directement l'archivage de ces informations, que ce soit sous forme papier ou électronique.
Le RGPD pose plusieurs grands principes : licéité et loyauté du traitement, minimisation des données, limitation de la durée de conservation, sécurité et confidentialité, consentement éclairé de la personne concernée.
Il impose également des obligations en matière de documentation des activités de traitement, de gestion des violations de données, et de justification de la licéité du traitement. Le RGPD a donc un impact fort sur les pratiques d'archivage. Il impose une analyse approfondie des données traitées, de leur cycle de vie, des risques associés, et des mesures mises en place pour protéger leur confidentialité et leur intégrité.
Partie 2 : Mettre en conformité ses archives papier avec le RGPD
Même si le RGPD vise en premier lieu les données numériques, les archives papier contenant des informations personnelles sont aussi concernées. Voici les principales actions pour mettre en conformité ses archives physiques :
- Réaliser un audit des différents flux papier de l'entreprise susceptibles de contenir des données personnelles : dossiers clients, dossiers RH, courriers, contrats...
- Cartographier les traitements de ces données tout au long de leur cycle de vie : collecte, circulation interne, stockage, archivage, destruction.
- Vérifier que les durées de conservation sont bien limitées au nécessaire et documenter les règles en la matière.
- Sécuriser physiquement les locaux d'archivage avec un contrôle d'accès et des armoires/rayonnages verrouillés.
- Limiter l'accès aux seules personnes habilitées selon le principe du besoin d'en connaître.
- Mettre en place des procédures pour gérer les demandes d'exercice de droits des personnes concernées : accès, rectification, effacement...
- Organiser des campagnes régulières d'élimination des archives papier en fin de DU (durée d'utilité) et faire appel à une société spécialisée pour leur destruction sécurisée.
- Former les collaborateurs manipulant des archives papier au principe de confidentialité et aux bonnes pratiques pour se conformer au RGPD.
Partie 3 : Archivage électronique et mise en conformité RGPD
Pour mettre en conformité son système d'archivage électronique avec le RGPD, plusieurs étapes sont nécessaires :
- Réaliser un audit des données à caractère personnel présentes dans le système d'archivage et les risques associés.
- Documenter dans un registre chaque traitement de données personnelles réalisé, avec sa finalité, ses destinataires, sa durée, les personnes concernées...
- Vérifier que seules les données pertinentes et strictement nécessaires sont archivées, et supprimer les éventuels doublons interdits par le principe de minimisation.
- Anonymiser ou pseudonymiser les données si possible selon les cas d'usage.
- Intégrer le paramétrage de durées de rétention dans la GED pour que les documents soient supprimés automatiquement en fin de cycle de vie.
- Mettre en place des contrôles d'accès stricts aux archives électroniques contenant des informations confidentielles.
- Chiffrer les données sensibles archivées et sécuriser les postes des utilisateurs par des habilitations.
- Prévoir des procédures de gestion des violations de données avec notification rapide à l'autorité de protection des données et aux personnes concernées si nécessaire.
- Permettre techniquement l'exercice des droits des personnes : accès, rectification, suppression, portabilité.
Partie 4 : Documentation et traçabilité
Le RGPD impose de documenter précisément les traitements de données personnelles. Plusieurs documents sont requis :
- Le registre des activités de traitement répertorie chaque traitement, les données concernées, leur origine, leur durée de conservation, les personnes concernées...
- Une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) doit être conduite pour les traitements présentant des risques élevés pour analyser finement les risques et définir les garanties à mettre en place.
- Des clauses spécifiques relatives à la protection des données doivent figurer dans les contrats avec les sous-traitants amenés à traiter des données personnelles archivées.
- Une documentation fonctionnelle complète du système d'archivage doit être constituée pour permettre sa conformité permanente au RGPD.
- Une politique générale de protection des données doit être formalisée et communiquée en interne.
Par ailleurs, la traçabilité des accès et des opérations réalisées sur les archives est primordiale pour prouver la conformité effective au RGPD. Les journaux d'évènements de la GED doivent être activés et conservés pendant une durée adéquate.
Une documentation régulièrement mise à jour et la conservation des traces d'activité sont des éléments clés pour démontrer une démarche de responsabilisation en matière d'archivage des données personnelles.
Partie 5 : Formation et sensibilisation des utilisateurs
La sécurité d'un système d'archivage repose avant tout sur les utilisateurs et leurs pratiques. Il est donc essentiel de les former et les sensibiliser au RGPD.
Tout d'abord, des actions de communication interne lors de l'entrée en vigueur du règlement permettent de présenter les grands principes et les obligations en découlant pour l'entreprise et les collaborateurs.
Des formations spécifiques par métier doivent également être dispensées aux utilisateurs de la GED amenés à manipuler des données personnelles, pour détailler les procédures et les bons réflexes à adopter au quotidien.
Des guides pratiques synthétisent ces règles dans un langage facilement accessible. Ils sont complétés par des FAQ, tutoriels vidéo et quiz ludiques de sensibilisation accessibles en ligne pour inculquer les bons réflexes.
Une charte d'utilisation des archives rappelant les responsabilités de chacun peut être annexée au règlement intérieur. Des campagnes d'affichage physique et digital régulières permettent aussi de faire vivre cette sensibilisation dans la durée. Des référents RGPD formés dans chaque service et des relais au plus près du terrain garantissent la diffusion des bonnes pratiques. Le DPO (Délégué à la Protection des Données) coordonne cette démarche transversale de mise en conformité des archives.
Conclusion :
Le RGPD impose de repenser en profondeur les pratiques d'archivage pour renforcer la protection des données personnelles conservées sur tout type de support. Sa mise en œuvre effective nécessite une démarche globale. Un audit des données, une documentation des traitements, et une sécurisation des accès sont les pierres angulaires d'un archivage conforme. Mais la sensibilisation des utilisateurs reste le facteur clé de succès à travers des actions de formation continues. Combinée à des outils techniques (chiffrement, anonymisation...), une gouvernance renforcée de l'archivage associant directions métiers, DSI, DPO et relais internes permet de répondre aux exigences du RGPD. Veiller au respect des principes de protection des données tout au long du cycle de vie des informations constitue désormais une obligation légale. C'est aussi un gage de transparence et de confiance à l'ère de l'économie numérique.
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